Fiscale aspecten bij franchising – voor franchisegevers en franchisenemers
Vanuit de praktijk zien wij dat de aandacht voor fiscaliteit binnen franchiseovereenkomsten vaak onderbelicht is. Dit kan mogelijk problemen veroorzaken. Hierbij blijven de fiscale aspecten voor de individuele franchisenemer nogal eens onderbelicht.
Ludwig & Van Dam Advocaten heeft met de Belastingdienst gesproken over de wettelijke administratie en bewaarplicht uit de AWR. Het belang van een goede administratie wordt ook altijd onderschreven door de Belastingdienst. Franchising ziet veelal ook op ontzorging van de individuele franchisenemers ten aanzien van allerlei backoffice aspecten.
Voor franchisegevers is het bij vorenbedoelde ontzorging van belang dat de te verzorgen backoffice fiscaal in orde is. Dat blijkt niet altijd het geval, zoals wat betreft de fiscale administratie- en bewaarplichten.
De franchisenemer is een zelfstandig ondernemer en is dus zelf verantwoordelijk voor de fiscale verplichtingen . Dit kan tot uitdagingen leiden als door of via de franchisegever (online) geautomatiseerde administratie gevoerd wordt. Niet altijd is de verzorging van de backoffice op orde, of beschikbaar (gesteld). Bij beëindiging van de franchiseovereenkomst is het voor de franchisenemer zaak om aan de fiscale bewaarplicht te kunnen voldoen. Voor deze gegevens geldt in beginsel een fiscale bewaartermijn van 7 jaar.
De Belastingdienst onderkent meerdere soorten gegevens. De volgende drie zijn van groot belang ten aanzien van de administratie- en bewaarplicht en worden achtereenvolgens toegelicht:
-
Basisgegevens
Basisgegevens zijn essentieel voor het beheersen van de primaire processen in de organisatie. Voorbeelden van basisgegevens zijn:
– het grootboek
– de voorraadadministratie
– de debiteurenadministratie
– de crediteurenadministratie
– de inkoopadministratie
– de verkoopadministratie
– de loonadministratie
-
Stamgegevens
Stamgegevens zijn gedurende een bepaalde periode vast. Voorbeelden hiervan zijn prijzentabellen, artikeltabellen en debiteuren- en crediteurengegevens. De stamgegevens kunnen op verschillende manieren bewaard worden:
– Het voorzien van een ingangs- en einddatum in de bestanden met stamgegevens. Verhuist een afnemer? Voeg dan een einddatum bij de oude adresgegevens van deze afnemer zodat deze gegevens niet meer gebruikt worden, maar wel worden bewaard.
– In het bestand met mutatiegegevens worden per transactie de stamgegevens gezet zoals die gelden op het moment dat de transactie definitief is.
– Aan wijzigingen van de stamgegevens wordt per wijzigingsdatum automatisch een was/wordt-bestand gekoppeld.
-
Bron- en afgeleide gegevens
Van elke transactie die gesloten wordt, dient in detail te worden geregistreerd. Deze eerste of primaire vastleggingen (brongegevens) moeten in de informatiesystemen gecontroleerd kunnen worden via de brongegevens. Voor de controle moeten de afgeleide gegevens (direct of indirect) in het informatiesysteem een verwijzing bevatten naar de brongegevens. Dit noemen we het controlespoor of de audit trail. Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens uit het POS-systeem.
-
Tot slot
Bij het opstellen, en aangaan van een franchiseovereenkomst, maar zeker ook bij de beëindig daarvan, is het zaak om te bezien of en hoe aan de fiscale administratie- en bewaarplicht voldaan wordt en kan worden. Nader contact hierover kan via Ludwig & Van Dam, via een fiscale dienstverlener of direct met de Belastingdienst.
Ludwig & Van Dam advocaten, franchise juridisch advies.
Wilt u reageren? Mail dan naar dolphijn@ludwigvandam.nl
Andere berichten
Verwerving supermarktlocatie door opzegging huurovereenkomst ten koste van zittende huurder mag van Hoge Raad
Op 25 april 2014 heeft de Hoge Raad ten tweede male bevestigd dat de wachttijd van drie jaar bij opzegging van de huurovereenkomst winkelruimte wegens dringend eigen gebruik na koop van het onroerend
Eenzijdige collectieve fee-verhoging door franchisegever ongeoorloofd
In een belangwekkende uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam van 23 april 2014, lag de vraag voor of een franchisegever een verhoging van een bijdrage mocht doorvoeren.
Belangen Vereniging Franchisenemers Nederland (BVFN) voert nader overleg met de Minister
Op 16 april 2014 heeft het al aangekondigde gesprek tussen de Belangen Vereniging Franchisenemers Nederland (BVFN), en het Ministerie van Economische Zaken plaatsgevonden.
Exoneratie zorgplicht bij prognose franchisegever
In een uitspraak van de rechtbank Overijssel van 9 april 2014, kwam de interessante vraag aan de orde of een samenwerking als franchise gekwalificeerd diende te worden.
Concurrentiebeding sneuvelt in kort geding
Onlangs oordeelde de voorzieningenrechter te Rotterdam dat een franchisenemer niet gehouden was aan het in de franchiseovereenkomst opgenomen concurrentiebeding.
Voorschot op schadevergoeding na ondeugdelijke prognose
In een fraai gemotiveerd kort gedingvonnis van de rechtbank Noord-Nederland van 9 april 2014 was aan de orde de vraag of een voorschot betaald diende te worden op de schadestaatprocedure.