Fiscale aspecten bij franchising – voor franchisegevers en franchisenemers
Vanuit de praktijk zien wij dat de aandacht voor fiscaliteit binnen franchiseovereenkomsten vaak onderbelicht is. Dit kan mogelijk problemen veroorzaken. Hierbij blijven de fiscale aspecten voor de individuele franchisenemer nogal eens onderbelicht.
Ludwig & Van Dam Advocaten heeft met de Belastingdienst gesproken over de wettelijke administratie en bewaarplicht uit de AWR. Het belang van een goede administratie wordt ook altijd onderschreven door de Belastingdienst. Franchising ziet veelal ook op ontzorging van de individuele franchisenemers ten aanzien van allerlei backoffice aspecten.
Voor franchisegevers is het bij vorenbedoelde ontzorging van belang dat de te verzorgen backoffice fiscaal in orde is. Dat blijkt niet altijd het geval, zoals wat betreft de fiscale administratie- en bewaarplichten.
De franchisenemer is een zelfstandig ondernemer en is dus zelf verantwoordelijk voor de fiscale verplichtingen . Dit kan tot uitdagingen leiden als door of via de franchisegever (online) geautomatiseerde administratie gevoerd wordt. Niet altijd is de verzorging van de backoffice op orde, of beschikbaar (gesteld). Bij beëindiging van de franchiseovereenkomst is het voor de franchisenemer zaak om aan de fiscale bewaarplicht te kunnen voldoen. Voor deze gegevens geldt in beginsel een fiscale bewaartermijn van 7 jaar.
De Belastingdienst onderkent meerdere soorten gegevens. De volgende drie zijn van groot belang ten aanzien van de administratie- en bewaarplicht en worden achtereenvolgens toegelicht:
-
Basisgegevens
Basisgegevens zijn essentieel voor het beheersen van de primaire processen in de organisatie. Voorbeelden van basisgegevens zijn:
– het grootboek
– de voorraadadministratie
– de debiteurenadministratie
– de crediteurenadministratie
– de inkoopadministratie
– de verkoopadministratie
– de loonadministratie
-
Stamgegevens
Stamgegevens zijn gedurende een bepaalde periode vast. Voorbeelden hiervan zijn prijzentabellen, artikeltabellen en debiteuren- en crediteurengegevens. De stamgegevens kunnen op verschillende manieren bewaard worden:
– Het voorzien van een ingangs- en einddatum in de bestanden met stamgegevens. Verhuist een afnemer? Voeg dan een einddatum bij de oude adresgegevens van deze afnemer zodat deze gegevens niet meer gebruikt worden, maar wel worden bewaard.
– In het bestand met mutatiegegevens worden per transactie de stamgegevens gezet zoals die gelden op het moment dat de transactie definitief is.
– Aan wijzigingen van de stamgegevens wordt per wijzigingsdatum automatisch een was/wordt-bestand gekoppeld.
-
Bron- en afgeleide gegevens
Van elke transactie die gesloten wordt, dient in detail te worden geregistreerd. Deze eerste of primaire vastleggingen (brongegevens) moeten in de informatiesystemen gecontroleerd kunnen worden via de brongegevens. Voor de controle moeten de afgeleide gegevens (direct of indirect) in het informatiesysteem een verwijzing bevatten naar de brongegevens. Dit noemen we het controlespoor of de audit trail. Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens uit het POS-systeem.
-
Tot slot
Bij het opstellen, en aangaan van een franchiseovereenkomst, maar zeker ook bij de beëindig daarvan, is het zaak om te bezien of en hoe aan de fiscale administratie- en bewaarplicht voldaan wordt en kan worden. Nader contact hierover kan via Ludwig & Van Dam, via een fiscale dienstverlener of direct met de Belastingdienst.
Ludwig & Van Dam advocaten, franchise juridisch advies.
Wilt u reageren? Mail dan naar dolphijn@ludwigvandam.nl
Andere berichten
Neveneffecten van non-concurrentiebedingen
In veel franchise-overeenkomsten is een non-concurrentiebeding opgenomen, zowel tijdens de looptijd
Prijsbinding en concurrentiebeding
Franchiseovereenkomsten worden in toenemende mate beheerst door het vanuit Europa oprukkende mededingingsrecht.
Verkoop van de franchiseorganisatie, gevolgen voor de franchisenemers?
Vorige week werd aangekondigd dat mogelijk de HEMA-organisatie verkocht zal gaan worden, door Maxeda, de eigenaar van de organisatie.
Franchiseovereenkomst of arbeidsovereenkomst?
“Franchiseovereenkomst” is geen wettelijk begrip. De wet ziet een franchiseovereenkomst als een gewone overeenkomst.
Misbruik van het faillissementsrecht
Het recht dient te worden gebruikt voor het doel waarvoor zij is geschreven.
Regeren is vooruitzien
Vraag en aanbod. Begrippen die de gehele commerciële wereld beheersen.