E-mailverkeer tussen franchisegever en franchisenemer
Als een discussie uit de hand loopt en er werkelijk een conflict ontstaat, kan de communicatie dan blijven verlopen via de e-mail?
Als franchisenemer of franchisegever kent u wellicht de situatie wel waarin u een vraag of opmerking heeft op de handelswijze van franchisegever of franchisenemer. Uiteraard pakt u dan de telefoon om de kwestie te bespreken of stuurt u een mailtje om op informele wijze de vraag te stellen of uw opmerking te plaatsen. Vaak zal de vraag worden beantwoord of uw opmerking worden opgepakt.
Soms echter is uw eerste vraag of opmerking het begin van een discussie die soms hoog op kan lopen. Uiteraard blijft die discussie via de e-mail verlopen, dat verloopt immers makkelijk en snel.
Ja, op zich kan dat, maar verstandig is dit niet altijd. E-mails kunnen worden uitgeprint en als zodanig gelden als bewijs van gewisselde standpunten en in een procedure worden ingebracht. Dit betekent niet dat een rechter ook altijd aan de inhoud van de e-mail is gebonden. Omdat een e-mail vrij eenvoudig kan worden aangepast, wordt aan een e-mail minder bewijskracht toegekend dan aan bijvoorbeeld brieven. Hoewel een e-mail zorgt voor een schriftelijke vastlegging, blijft het dus voor sommige berichten aan uw franchisegever raadzaam dat per brief te doen. Dat gaat dan met name om de brief waarin u uw franchisegever aansprakelijk stelt, of andere essentiële zaken aan de orde stelt.
Als een e-mail als bewijs kan gelden, waarom zou u dan nog via een brief communiceren? Onder een brief zet u een handtekening. Dat is een belangrijk verschil met een e-mail. Met een handtekening onder de brief geeft u aan dat u instemt met de inhoud en verzending van de brief. De brief kan bovendien aangetekend worden verzonden of per fax worden verzonden. In beide gevallen heeft u bovendien een ontvangstbewijs. Over deze bewijzen van ontvangst is inmiddels in de jurisprudentie wel uitgemaakt dat deze ook als zodanig worden aanvaard.
Het is ook mogelijk via de e-mail een bevestiging te vragen of een elektronische handtekening te plaatsen. Hiervan staat echter niet vast dat deze ook als een bewijs van echtheid of als bewijs van ontvangst worden aanvaard. Dit is voorla aan de orde indien de gehele transactie tussen partijen elektronisch is verlopen.
Het is dus goed om bij een discussie tussen franchisenemer en franchisegever zo veel als mogelijk vast te leggen en daarbij kan dus gebruik worden gemaakt van de e-mail. Indien nodig kunnen de uitgeprinte e-mails als bewijs dienen. Wanneer het gaat om essentiële zaken als overeenkomsten, afspraken, of aansprakelijkstellingen is het echter aan te raden deze middels een brief te verzenden en bij voorkeur te zorgen voor een ontvangstbewijs door de brief aangetekend of per post te verzenden.
Ludwig & Van Dam franchise advocaten, franchise juridisch advies
Andere berichten
Artikel De Nationale Franchise Gids: “Kamervragen gesteld over (schijn-)zelfstandigheid franchisenemers” – d.d. 24 juli 2019 – mr. M. Munnik
Over de zogenaamde schijnzelfstandigheid binnen de verhouding tussen franchisegever en franchisenemer zijn onlangs Kamervragen gesteld.
Artikel Franchise+: “Met onze franchiseformule gaat u bergen goud verdienen.” d.d. 10 juli 2019 – mr. A.W. Dolphijn
Het onderscheid tussen toelaatbare aanprijzingen en misleidende informatie blijft een grijs gebied, ondanks de wetgeving hierover.
Franchisenemer mag assortiment vreemd inkopen na verplichte formulewijziging – 6 juni 2019 – mr. J.A.J. Devilee
De rechtbank Oost-Brabant heeft zich onlangs in kort geding gebogen over een belangwekkende kwestie waarin een franchisenemer geheel onvrijwillig een alternatieve formule opgedrongen heeft gekregen.
Hoe behoud ik mijn vestigingsplaats? – 6 juni 2019 – mr. K. Bastiaans
Voor franchisegevers en franchisenemers is, met name in de detailhandel, de vestigingsplaats van groot belang.
Supermarktbrief – 25
Supermarktnieuwsbrief nr. 25
De toetsingsmaatstaf voor franchiseprognoses – d.d. 29 mei 2019 – mr. A.W. Dolphijn
Het hof Den Bosch heeft op 19 maart 2019, ECLI:NL:GHSHE:2019:1037, de rechtspraak van de Hoge Raad over prognose bij franchising op een rij gezet.